Privacy- en cookieverklaring

Van Esseveld Geveltechniek
Laatst bijgewerkt: 4 november 2026

Van Esseveld Geveltechniek gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoelang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK?

Van Esseveld Geveltechniek V.O.F. is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die wij voor onze dienstverlening verwerken.

Adres: Rijksstraatweg 233, 3921 AG Elst (Utrecht)
KvK-nummer: 60475080
Telefoon: 0318 472 114
E-mail: info@esseveld.nl
Website: www.esseveld.nl

Deze verklaring geldt voor onze dienstverlening aan particuliere en zakelijke klanten, contacten met leveranciers en samenwerkingspartners, sollicitaties, onze showrooms in Elst en Zeist en onze zakelijke websites en communicatiekanalen. Ook aanvragen via onze werken-bijomgeving vallen hieronder, voor zover wij daarvoor verantwoordelijk zijn.

Deze verklaring geldt niet automatisch voor andere Van Esseveld-ondernemingen of een afzonderlijk geëxploiteerde webshop. Voor hun eigen gegevensverwerking is de betreffende onderneming verantwoordelijk.

2. WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Afhankelijk van uw contact met ons verwerken wij de volgende gegevens:

• Contactgegevens: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en zakelijke gegevens, zoals bedrijfsnaam en functie.
• Aanvraag- en projectgegevens: projectadres, productwensen, maatvoering, tekeningen, plattegronden, foto's, configuraties, offertes en informatie over planning, levering, montage, oplevering, garantie en service.
• Administratieve gegevens: bestellingen, opdrachtbevestigingen, facturen, betalingsgegevens en relevante correspondentie.
• Communicatiegegevens: berichten, bijlagen, contactmomenten, afspraken, klachten en serviceverzoeken.
• Sollicitatiegegevens: contactgegevens, cv, motivatie, werkervaring, opleidingen, beschikbaarheid en relevante gespreksnotities.
• Online gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's, interacties, verwijzende websites, cookievoorkeuren en online identificatiecodes, afhankelijk van de gebruikte dienst en uw toestemming.

Wij ontvangen deze gegevens meestal rechtstreeks van u. Bijvoorbeeld via een showroombezoek, formulier, configurator, telefoongesprek, e-mail, WhatsApp, websitechat of sollicitatie.

Ook kunnen gegevens afkomstig zijn van een aannemer, architect, leverancier, aanvraagplatform, recruitmentpartner of iemand die u vertegenwoordigt. Zakelijke contactgegevens kunnen afkomstig zijn van openbare bedrijfswebsites, handelsregisters en professionele netwerken. Wanneer wij gegevens via anderen ontvangen, informeren wij u over de herkomst en het gebruik daarvan wanneer de AVG dat vereist.

Verstrek geen gegevens over anderen die niet nodig zijn voor uw aanvraag. Stuur ook geen BSN, kopie identiteitsbewijs of medische informatie mee, tenzij wij daar afzonderlijk om vragen en daarvoor een wettelijke reden bestaat.

3. WAARVOOR GEBRUIKEN WIJ GEGEVENS?

Aanvragen, advies en offertes
Wij gebruiken uw contact- en projectgegevens om vragen te beantwoorden, advies te geven, afspraken te maken en offertes op te stellen en op te volgen. De grondslag is het op uw verzoek voorbereiden van een overeenkomst. Bij algemene vragen gebruiken wij gegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang om klantcontact zorgvuldig af te handelen.

Uitvoering van opdrachten
Wij verwerken noodzakelijke gegevens voor inmeten, werkvoorbereiding, bestellen, produceren, leveren, monteren, opleveren en factureren. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst. Gaat het om contactgegevens van medewerkers van een zakelijke opdrachtgever, dan is de grondslag ons gerechtvaardigde belang bij afstemming en uitvoering van de zakelijke opdracht.

Service, garantie en klachten
Wij gebruiken gegevens om serviceverzoeken en klachten te behandelen, garantieaanspraken te beoordelen en herstelwerkzaamheden te organiseren. Dit gebeurt voor uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voor het onderbouwen of verdedigen van aanspraken kan ons gerechtvaardigde belang de grondslag zijn.

Administratie en zakelijke samenwerking
Wij verwerken gegevens voor facturatie, betalingen, boekhouding, inkoop en samenwerking met leveranciers en uitvoerende partners. De grondslag is uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang bij zakelijke samenwerking, afhankelijk van de situatie.

Beveiliging en verbetering
Wij kunnen noodzakelijke technische gegevens en informatie over onze dienstverlening gebruiken om systemen te beveiligen, misbruik te onderzoeken en processen te verbeteren. Daarbij gebruiken wij waar mogelijk gegevens die niet meer tot personen herleidbaar zijn. Voor persoonsgegevens beoordelen wij of ons gerechtvaardigde belang opweegt tegen uw privacybelangen. Voor tracking en andere toepassingen waarvoor toestemming nodig is, vragen wij toestemming.

U bent niet verplicht gegevens te verstrekken, behalve wanneer een wettelijke verplichting geldt. Zonder bepaalde contact-, project- of factuurgegevens kunnen wij uw aanvraag of opdracht mogelijk niet uitvoeren. Toestemming voor reclame is geen voorwaarde voor onze dienstverlening.

4. COMMUNICATIE EN DIGITALE DIENSTEN

WhatsApp Business
Wij zijn via WhatsApp Business bereikbaar op 0318 472 114. Wanneer u ons een bericht stuurt, verwerken wij uw telefoonnummer, zichtbare profielgegevens, berichten en eventuele foto's of documenten. Bevoegde medewerkers kunnen het zakelijke account gezamenlijk gebruiken.

Wij gebruiken deze informatie voor uw vraag, afspraak, aanvraag of serviceverzoek. Relevante afspraken nemen wij op in onze klant- of projectadministratie. Een WhatsApp-gesprek geeft niet automatisch toestemming voor reclame.

WhatsApp Business wordt in de Europese regio aangeboden door WhatsApp Ireland Limited. WhatsApp verwerkt daarnaast gegevens voor zijn eigen dienstverlening volgens zijn privacybeleid. U kunt ons ook telefonisch of per e-mail bereiken.

Websitechat en formulieren
Voor onze websitechat gebruiken wij Zendesk. Hierbij verwerken wij ingevulde contactgegevens, chatinhoud en technische gegevens van de chatsessie. Bij contact- en offerteformulieren verwerken wij uw ingevulde gegevens en meegestuurde projectbestanden.

Configuratoren
Via gekoppelde configuratoren voor bijvoorbeeld kozijnen en dakkapellen kunnen wij contactgegevens, productkeuzes, maatvoering en andere configuratiegegevens ontvangen. Wij gebruiken deze om uw aanvraag te beoordelen en een prijsindicatie of offerte te maken. De aanbieder van een externe configurator kan daarnaast gegevens verwerken voor het aanbieden van die dienst.

Klantadministratie en documenten
Wij gebruiken onder meer Vakware en Microsoft 365, waaronder zakelijke e-mail en documentopslag, voor klantcontact, administratie en projectinformatie. Medewerkers krijgen toegang tot de gegevens die zij voor verkoop, voorbereiding, planning, productie, montage of service nodig hebben. Dit kan ook via zakelijk gebruikte computers, telefoons en tablets.

5. MARKETING, SOCIALE MEDIA EN REVIEWS

Wij kunnen contact opnemen om uw eigen aanvraag of offerte te bespreken. Dit is iets anders dan het versturen van algemene reclame.

Commerciële e-mails en WhatsApp-berichten sturen wij met toestemming, tenzij een wettelijke uitzondering geldt. Voor bestaande klanten kan die uitzondering onder voorwaarden gelden voor eigen, soortgelijke producten of diensten. Daarbij moet al bij het verzamelen van de contactgegevens en in ieder reclamebericht een eenvoudige, kosteloze afmeldmogelijkheid bestaan.

Openbaar beschikbare contactgegevens beschouwen wij niet automatisch als toestemming voor reclame. U kunt zich altijd afmelden of bezwaar maken tegen direct marketing. Daarna stoppen wij met dat gebruik.

Bij contact via Facebook, Instagram of LinkedIn verwerken wij uw zichtbare profielgegevens en berichten om te reageren en onze zakelijke pagina's te beheren. De platforms verwerken daarnaast zelfstandig persoonsgegevens. Voor bepaalde paginastatistieken bestaat gezamenlijke verantwoordelijkheid met het platform. Het platform verzorgt de technische verwerking en wij ontvangen statistische overzichten. U kunt uw privacyrechten zowel bij ons als bij het platform uitoefenen.

Wij kunnen klanten uitnodigen een beoordeling te geven en beoordelingen tonen via Google Reviews of Klantenvertellen. Hiervoor gebruiken wij alleen noodzakelijke gegevens en houden wij rekening met de regels voor elektronische communicatie. Het reviewplatform bepaalt welke gegevens openbaar worden getoond en verwerkt gegevens volgens zijn eigen privacyinformatie.

6. FOTO'S EN VIDEO'S

Wij gebruiken projectfoto's en video's voor advies, technische voorbereiding, uitvoering, kwaliteitscontrole, oplevering en service. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang bij het vastleggen van de toestand en kwaliteit van het werk.

Beelden die voor een aanvraag of projectdossier worden verstrekt, zijn niet automatisch bestemd voor reclame. Voor promotionele publicatie van herkenbare personen of tot klanten herleidbare beelden vragen wij vooraf toestemming. Daarbij maken wij duidelijk waarvoor de beelden worden gebruikt. Materiaal dat niet tot personen herleidbaar is, valt niet onder de AVG.

U kunt toestemming voor toekomstig gebruik intrekken. Wij stoppen dan met nieuw gebruik op basis van die toestemming en verwijderen het betreffende materiaal uit onze eigen online publicaties waar dit binnen onze controle ligt. Intrekking maakt eerdere rechtmatige publicatie niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

7. SOLLICITATIES

Wanneer u solliciteert via onze website, werken-bijomgeving, e-mail, WhatsApp, een vacatureplatform of recruitmentpartner, verwerken wij gegevens die nodig zijn om uw sollicitatie te beoordelen en contact te onderhouden.

Het gaat om uw contactgegevens, cv, motivatie, relevante ervaring, opleidingen, beschikbaarheid en gespreksinformatie. De grondslag is het op uw verzoek voorbereiden van een mogelijke arbeidsovereenkomst. Voor noodzakelijke interne afstemming en organisatie van de procedure kan ons gerechtvaardigde belang gelden.

Alleen betrokken medewerkers en noodzakelijke dienstverleners krijgen toegang. Na indiensttreding nemen wij noodzakelijke gegevens op in de personeelsadministratie. Voor die verwerking ontvangen medewerkers aanvullende privacyinformatie.

8. MET WIE DELEN WIJ GEGEVENS?

Wij delen persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor de hiervoor beschreven doeleinden. Het kan gaan om:

• Leveranciers, fabrikanten, transporteurs, aannemers en montagepartners voor levering, uitvoering, garantie en service.
• ICT-, hosting-, software- en communicatiedienstverleners, waaronder onze websitebeheerder, Microsoft, de leverancier van Vakware, WhatsApp en Zendesk.
• Marketing-, review- en recruitmentdienstverleners voor campagnes, beoordelingen en werving, voor zover zij bij de betreffende verwerking betrokken zijn.
• Accountants, administratieve dienstverleners, verzekeraars, juridisch adviseurs en bevoegde overheidsinstanties wanneer hun werkzaamheden of de wet dit vereisen.

Wij beperken gegevensdeling tot wat noodzakelijk is. Partijen die uitsluitend namens ons persoonsgegevens verwerken, moeten werken op basis van de afspraken die de AVG daarvoor voorschrijft. Andere partijen kunnen voor hun eigen werkzaamheden zelfstandig verantwoordelijk zijn.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet als klantenbestand aan derden.

9. INTERNATIONALE VERWERKING EN BEVEILIGING

Internationale dienstverleners, zoals Microsoft, Google, WhatsApp en Zendesk, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of daar toegankelijk maken, onder meer in de Verenigde Staten.

Voor dergelijke doorgifte zijn wettelijke waarborgen nodig. Afhankelijk van de dienst en ontvanger gaat het om een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor daarvoor gecertificeerde organisaties, of Europese standaardcontractbepalingen met zo nodig aanvullende maatregelen.

U kunt via info@esseveld.nl informatie opvragen over de doorgiften die op uw gegevens betrekking hebben en een kopie van de toepasselijke waarborgen verkrijgen.

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Daarbij gaat het onder meer om toegangsbeperking, beveiliging van accounts en apparaten, back-ups en afspraken over vertrouwelijke gegevens. Beveiliging beperkt risico's, maar kan deze niet volledig uitsluiten.

Digitale hulpmiddelen ondersteunen onze werkzaamheden. Beslissingen over offertes, opdrachten, klachten en sollicitaties worden door medewerkers genomen. Wij nemen daarbij geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar belangrijke gevolgen voor u. Advertentieplatforms kunnen wel interesseprofielen gebruiken, afhankelijk van uw toestemming en hun instellingen.

10. HOELANG BEWAREN WIJ GEGEVENS?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. De termijn verschilt per doel en soort gegevens.

Offertes zonder overeenkomst
Gegevens van niet-geaccepteerde offertes en aanvragen bewaren wij uiterlijk één jaar na het laatste relevante contact. Dit geldt ook voor leveranciersoffertes die niet tot een overeenkomst leiden. Gegevens die afzonderlijk nodig zijn voor bijvoorbeeld een lopend geschil of aantoonbare marketingtoestemming volgen de termijn voor dat doel.

Klant-, project- en servicedossiers
Tijdens de opdracht bewaren wij de noodzakelijke projectgegevens. Daarna bepalen wij per onderdeel welke gegevens nog nodig zijn voor service, garantie en eventuele aanspraken. Daarbij kijken wij naar de opleverdatum, overeengekomen garantieduur, toepasselijke wettelijke verjarings- en vervaltermijnen en een eventuele lopende klacht of procedure. Dit rechtvaardigt niet automatisch het bewaren van het volledige dossier.

Financiële administratie
Voor gegevens die tot de fiscale basisadministratie behoren geldt in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar, berekend volgens de belastingregels. Voor specifieke gegevens, bijvoorbeeld bepaalde gegevens over onroerende zaken, kan een termijn van tien jaar gelden. Deze verplichting geldt niet automatisch voor alle correspondentie en foto's.

E-mail, WhatsApp en websitechat
Voor losse contactvragen bepalen wij de bewaartermijn aan de hand van de afhandeling van de vraag en het uitvoeren van afgesproken vervolgacties. Daarna verwijderen wij berichten die geen verdere functie hebben. Correspondentie die nodig is als onderdeel van een offerte, project, serviceverzoek of geschil volgt de termijn van dat dossier.

Sollicitatiegegevens
Gegevens van afgewezen sollicitanten verwijderen wij uiterlijk vier weken na afronding van de procedure. Met afzonderlijke toestemming bewaren wij deze maximaal één jaar voor toekomstige vacatures. U kunt die toestemming eerder intrekken.

Marketing, toestemming en afmeldingen
Gegevens voor commerciële communicatie gebruiken wij tot u zich afmeldt of het doel vervalt. Beperkte gegevens kunnen daarna nodig blijven om uw afmelding te respecteren of de rechtmatigheid van eerdere communicatie aan te tonen. Voor beelden die wij met toestemming publiceren, zijn de afgesproken publicatieperiode en eventuele intrekking van toestemming bepalend.

Bij een wettelijke verplichting of lopend geschil bewaren wij alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens langer. Na afloop verwijderen of anonimiseren wij gegevens die niet meer nodig zijn.

11. COOKIES, WEBSITEANALYSE EN ADVERTENTIES

Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat kunnen worden opgeslagen. Daarnaast kunnen websites vergelijkbare technieken gebruiken, zoals pixels, scripts en lokale browseropslag. Daarbij kunnen technische gegevens en persoonsgegevens worden verwerkt.

Functionele technieken
Deze ondersteunen bijvoorbeeld beveiliging, formulieren, sessies en het onthouden van voorkeuren. Alleen technieken die strikt noodzakelijk zijn voor communicatie of een door u gevraagde functie kunnen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt. Voor de verwerking van bijbehorende persoonsgegevens is ons gerechtvaardigde belang bij een werkende en veilige website de grondslag.

Websiteanalyse
Wij gebruiken Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Daarbij kan informatie worden verwerkt over bezochte pagina's, gebruikte apparaten, herkomst van bezoeken en interacties. Wij gebruiken dit om de website en dienstverlening te verbeteren. Voor analyse die toestemming vereist, is toestemming de grondslag. Alleen analyses met geen of geringe gevolgen voor uw privacy kunnen onder de wettelijke voorwaarden zonder toestemming plaatsvinden.

Advertenties en conversiemeting
Wij gebruiken Google Ads voor advertenties en het meten van resultaten, zoals aanvragen en contactklikken. Daarnaast kunnen eerdere bezoekers met relevante advertenties opnieuw worden bereikt. Hierbij kunnen online identificatiecodes, advertentie-interacties en gebruiksgegevens worden verwerkt. Voor tracking en gepersonaliseerde advertenties is voorafgaande toestemming vereist. Een klik op een belknop is een contactklik en betekent niet dat een telefoongesprek is opgenomen of inhoudelijk vastgelegd.

Google Tag Manager gebruiken wij om websitetags te beheren. Welke gegevens een tag verwerkt, hangt af van de betreffende analyse-, advertentie- of andere dienst. Ook metingen zonder cookies kunnen persoonsgegevens betreffen; het ontbreken van cookies betekent niet automatisch dat een meting anoniem is.

Externe onderdelen
Onze website bevat externe onderdelen, waaronder Zendesk en reviewweergaven van Google Reviews en Klantenvertellen. Bij het laden of gebruiken hiervan kunnen onder meer IP-adres, browsergegevens, sessiegegevens en interacties aan de aanbieder worden doorgegeven. Voor niet-noodzakelijke tracking via zulke onderdelen geldt eveneens het vereiste van voorafgaande toestemming.

Uw keuze
Toestemming voor niet-noodzakelijke technieken moet vrijwillig zijn en kan worden geweigerd of ingetrokken. Het bezoeken van onze website, verder scrollen of aanvragen van een offerte is op zichzelf geen toestemming voor tracking. Het intrekken van toestemming moet even eenvoudig zijn als het geven daarvan.

Via uw browserinstellingen kunt u cookies en andere websitegegevens bekijken, blokkeren en verwijderen. Hierdoor kunnen bepaalde functies minder goed werken. Cookies verwijderen is niet hetzelfde als een eerder gegeven toestemming intrekken. Neem bij vragen over uw cookiekeuze of het intrekken van toestemming contact op via info@esseveld.nl.

Sommige cookies gelden alleen tijdens een sessie; andere blijven op uw apparaat staan tot hun vervaldatum of tot u ze verwijdert. De levensduur van een cookie en de bewaartermijn van daaruit verkregen meetgegevens zijn niet noodzakelijk gelijk. Voor vragen over een specifieke techniek of de verwerking van uw gegevens kunt u ons benaderen.

12. UW PRIVACYRECHTEN

U kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Onder de wettelijke voorwaarden heeft u ook recht op overdracht van gegevens.

Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang kunt u vanwege uw persoonlijke situatie bezwaar maken. Tegen gebruik voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken; wij stoppen dan met dat gebruik.

Toestemming kunt u op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden. Niet ieder recht geldt in elke situatie; een wettelijke bewaarplicht of noodzakelijke behandeling van een rechtsvordering kan verwijdering bijvoorbeeld beperken.

Stuur uw verzoek naar info@esseveld.nl of neem telefonisch of schriftelijk contact met ons op. Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij aanvullende informatie vragen. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kunnen wij de termijn met maximaal twee maanden verlengen. Wij melden dit binnen de eerste maand en leggen uit waarom verlenging nodig is.

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U hoeft daarvoor niet eerst een klacht bij ons in te dienen.

13. WIJZIGINGEN EN CONTACT

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gegevensverwerking of toepasselijke regels veranderen. De actuele versie staat op onze website. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij u aanvullend wanneer dat nodig is.

Heeft u vragen over uw persoonsgegevens of deze verklaring? Neem dan contact op met:

Van Esseveld Geveltechniek V.O.F.
Rijksstraatweg 233
3921 AG Elst (Utrecht)
Telefoon: 0318 472 114
E-mail: info@esseveld.nl